Как оптимизировать офлайн регистрацию: использование QR-кодов и печать бейджей на мероприятии
Всего 3 момента, которые сберегут вам нервы и сэкономят время, а у посетителя сформируют приятное впечатление с самого начала мероприятия. Ведь если «театр начинается с вешалки», то офлайн мероприятие — с регистрации!
1. Персональный QR-код для входа
Заранее отправьте участникам мероприятия QR-код для входа, чтобы не искать пришедшего участника по фамилии в бумажных списках или excel-файлах.
Сканирование кода происходит за доли секунды и система автоматически отмечает, что этот посетитель пришел на мероприятие.
Для отправки qr-кода можно использовать специализированный сервис, который так умеет делать, либо же перед мероприятием отправьте рассылку через наш сервис и мы сгенерируем и отправим каждому участнику его персональный код.
Для удобства посетителя помимо отправки QR-кода на почту его можно также отправить и в Telegram. Через наш сервис можно быстро настроить чат-бота с таким функционалом, вот как это будет выглядеть:
Сканирование кода происходит за доли секунды и система автоматически отмечает, что этот посетитель пришел на мероприятие.
Для отправки qr-кода можно использовать специализированный сервис, который так умеет делать, либо же перед мероприятием отправьте рассылку через наш сервис и мы сгенерируем и отправим каждому участнику его персональный код.
Для удобства посетителя помимо отправки QR-кода на почту его можно также отправить и в Telegram. Через наш сервис можно быстро настроить чат-бота с таким функционалом, вот как это будет выглядеть:
Для сканирования QR-кода можно использовать телефон с открытой на нём нашей программой или купить обычный сканер штрих-кодов, например, такой.
2. Печатать бейдж на мероприятии
Печатать все бейджи заранее не очень целесообразно, так как кто-то не придет и вы зря израсходуете бумагу или обязательно найдется очень важный человек, которому бейдж напечатать забыли. А во-вторых искать среди кипы бейджей нужного вам человека просто напросто долго. Конечно с таким вариантом организаторы как-то выкручиваются - например, вешают таблички с буквами алфавита, чтобы посетитель подошел к тому столу, где находится первая буква его фамилии. Но согласитесь, выглядит это совсем несовременно, да и человеческий фактор когда кто-то положил бейдж не в то место, никто не отменял.
Какое решение предлагаем мы? Печатать персональную информацию об участнике на стойке регистрации в момент когда он пришел. Можно печатать на наклейке и наклеивать её потом на болванку бейджа, которую заранее напечатали в типографии, либо прямо на бейдже.
Если вы используете QR-коды для быстрой регистрации, то в нашей программе можно настроить, чтобы бейдж печатался сразу же после сканирования QR посетителя без всяких дополнительных действий, а наклеить наклейку на болванку бейджа занимает пару секунд!
В нашем сервисе можно для разных категорий участников сделать свой бейдж с разной информацией на нём.
Какое решение предлагаем мы? Печатать персональную информацию об участнике на стойке регистрации в момент когда он пришел. Можно печатать на наклейке и наклеивать её потом на болванку бейджа, которую заранее напечатали в типографии, либо прямо на бейдже.
Если вы используете QR-коды для быстрой регистрации, то в нашей программе можно настроить, чтобы бейдж печатался сразу же после сканирования QR посетителя без всяких дополнительных действий, а наклеить наклейку на болванку бейджа занимает пару секунд!
В нашем сервисе можно для разных категорий участников сделать свой бейдж с разной информацией на нём.
3. Вести единый список участников
Использовать единую программу для онлайн и офлайн регистрации, или настроить автоматизированную передачу данных по API.
Часто организаторы мероприятий проводят онлайн регистрацию на своём сайте или в одном сервисе, а для офлайн регистрации используют другую программу и начинается передача файликов туда-сюда. А ещё есть VIP-ы, спонсоры, спикеры, которым не надо регистрироваться онлайн, но которые должны быть в сервисе для офлайн регистрации.
В eventos42 вы можете настроить передачу данных из любой системы и вам не придется заниматься переносом участников из одной системы в другую перед самим мероприятием, помнить кого уже добавили, а кого нет, переживать что очень важного гостя забыли внести и на стойке регистрации ему будет неловко слышать “а вашей фамилии в списках нет”.
Лучше потратить один раз час разработчика на интеграцию, чем свои нервы :)
Ещё одно преимущество такого решения, что при передаче посетителя в нашу системы по API мы сразу же отправим ему QR-код на почту, что позволит ему быстро зачекиниться на самом мероприятии и быть спокойным, что его точно пустят!
Часто организаторы мероприятий проводят онлайн регистрацию на своём сайте или в одном сервисе, а для офлайн регистрации используют другую программу и начинается передача файликов туда-сюда. А ещё есть VIP-ы, спонсоры, спикеры, которым не надо регистрироваться онлайн, но которые должны быть в сервисе для офлайн регистрации.
В eventos42 вы можете настроить передачу данных из любой системы и вам не придется заниматься переносом участников из одной системы в другую перед самим мероприятием, помнить кого уже добавили, а кого нет, переживать что очень важного гостя забыли внести и на стойке регистрации ему будет неловко слышать “а вашей фамилии в списках нет”.
Лучше потратить один раз час разработчика на интеграцию, чем свои нервы :)
Ещё одно преимущество такого решения, что при передаче посетителя в нашу системы по API мы сразу же отправим ему QR-код на почту, что позволит ему быстро зачекиниться на самом мероприятии и быть спокойным, что его точно пустят!
“Это прям для нас глоток воздуха после предыдущей системы”
Так пишут наши клиенты, кто уже попробовал работать по такой схеме)
Предлагаем попробовать и вам!
Предлагаем попробовать и вам!
